Składając wniosek o przyznanie Karty, okazuje się oryginały lub odpisy dokumentów potwierdzających uprawnienie do przyznania Karty, w szczególności:

1) w przypadku rodzica – dokument potwierdzający tożsamość oraz oświadczenie, że rodzic nie jest pozbawiony władzy rodzicielskiej ani ograniczony we władzy rodzicielskiej przez umieszczenie dziecka w pieczy zastępczej w stosunku do co najmniej trojga dzieci

2) w przypadku małżonka rodzica – dokument potwierdzający tożsamość oraz akt małżeństwa

3) w przypadku dzieci w wieku do ukończenia 18. roku życia – akt urodzenia lub dokument potwierdzający tożsamość;

4) w przypadku dzieci w wieku powyżej 18. roku życia – dokument potwierdzający tożsamość oraz oświadczenie o planowanym terminie ukończenia nauki w danej placówce

5) w przypadku dzieci legitymujących się orzeczeniem o umiarkowanym albo znacznym stopniu niepełnosprawności w wieku powyżej 18. roku życia – dokument potwierdzający tożsamość oraz orzeczenie o umiarkowanym albo znacznym stopniu niepełnosprawności

6) w przypadku dzieci umieszczonych w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka – postanowienie o umieszczeniu w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka

7) w przypadku osób przebywających w dotychczasowej rodzinie zastępczej albo w rodzinnym domu dziecka, o których mowa w art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej –oświadczenie o pozostawaniu w dotychczasowej rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka.

Składając wniosek o wydanie duplikatu Karty, należy okazać dokument potwierdzający tożsamość lub, w przypadku dziecka, odpis aktu urodzenia lub dokument potwierdzający tożsamość. 

Należy jednak wskazać, że organ może domagać się okazania innych dokumentów lub ich odpisów, jeżeli będzie to niezbędne w celu ustalenia uprawnienia do korzystania z Karty Dużej Rodziny (np. w przypadku cudzoziemca).

Okazanie dokumentów przez wnioskodawcę nie jest wymagane w przypadku, gdy wójt (burmistrz lub prezydent miasta) może bezpłatnie we własnym zakresie uzyskać dane niezbędne do ustalenia prawa do korzystania z programu za pomocą urządzeń teletransmisji danych (np. jeżeli istnieje możliwość skorzystania z bazy PESEL).

Urząd Gminy rozpatruje wniosek niezwłocznie. 
Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. 
Urząd Gminy po rozpatrzeniu wniosku zamawia wydruk Karty Dużej Rodziny, a następnie czeka na dostarczenie gotowej Karty.

Karty Dużej Rodziny dostarczane będą do Urządu Gminy w terminie 30 dni od daty wpłynięcia do podmiotu, który drukuje Karty, zestawu danych niezbędnych do personalizacji Kart objętych zamówieniem, pod warunkiem, że liczba Kart wysyłanych do danej gminy będzie wynosiła co najmniej 15 sztuk. W przypadku gdy liczba zamówień z danej gminy będzie mniejsza niż 15, wysyłka będzie realizowana nie dłużej niż przez kolejne 30 dni.

Karta Dużej Rodziny wydawana jest bezpłatnie, każdej osobie zgłoszonej we wniosku.

W przypadku zagubienia Karty Dużej Rodziny należy zgłosić się do Urzędu, który przyznał Kartę Dużej Rodziny.

Duplikat Karty Dużej Rodziny wydawany jest za opłatą 9,21 zł.

1) Karta Dużej Rodziny uprawnia do zniżek, które oferowane są zarówno przez instytucje państwowe, jak i firmy prywatne. Lista miejsc i wysokość zniżek dostępna jest na stronie: www.rodzina.gov.pl.  Lista jest aktualizowana na bieżąco.
2) Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania zamieszczane są na stronie:https://rodzina.gov.pl/duza-rodzina/karta-duzej-rodziny?dzial=pytania.  
3) Podstawa prawna i inne dokumenty związane z Rządowym Programem zamieszczone są na stronie:  https://rodzina.gov.pl/duza-rodzina/karta-duzej-rodziny?dzial=pliki 
4) Miejsca, w których przysługują zniżki oznaczone są specjalnym znakiem „Tu honorujemy Kartę Dużej Rodziny”.

Aby skorzystać ze zniżki należy w punkcie zakupu biletu wstępu okazać kartę.

Z karty każdy jej posiadacz może korzystać w dowolnym czasie. Oznacza to, że aby skorzystać z karty nie trzeba być całą rodziną w jednym miejscu.